Trong thời đại số, dữ liệu khách hàng chính là “tài sản quý giá” nhất của doanh nghiệp.

Đó là lý do Phần mềm CRM ra đời giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân tích và khai thác dữ liệu khách hàng một cách khoa học, chính xác hơn. 

Ngoài ra, một hệ thống CRM không chỉ là phần mềm quản lý khách hàng, mà còn là trung tâm kết nối các phòng ban – từ Marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến kế toán và quản trị.

Vậy làm thế nào để xây dựng một hệ thống CRM chuẩn xác, hiệu quả? Hãy cùng Trí Tuệ Số tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Vì sao doanh nghiệp cần “xây dựng hệ thống CRM”?

Rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay mới chỉ dừng ở mức dùng CRM như một công cụ, mà chưa “xây dựng hệ thống” một cách bài bản, chuẩn xác.

Điều này dẫn đến việc dữ liệu bị phân mảnh, quy trình vận hành không thống nhất, và CRM không phát huy hết giá trị.

“Xây dựng hệ thống CRM” nghĩa là doanh nghiệp thiết kế một quy trình khép kín – từ thu thập thông tin, chăm sóc khách hàng, quản lý cơ hội bán hàng, cho đến đo lường hiệu quả sau bán.

Một hệ thống CRM hoàn chỉnh cần có:

• Cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa: mỗi khách hàng, mỗi giao dịch đều được lưu chính xác.

• Quy trình liên phòng ban: Marketing → Sales → Chăm sóc → Kế toán.

• Tự động hóa quy trình: gửi email, nhắc lịch, báo giá, chăm sóc lại.

• Báo cáo thông minh: hiển thị doanh thu, tỷ lệ chốt đơn, hiệu suất nhân viên.
  

Bài toán đặt ra cho doanh nghiệp là làm thế nào để tăng doanh thu, giảm chi phí? Khi doanh nghiệp vận hành theo hệ thống này, doanh thu không chỉ tăng nhanh mà còn ổn định và dễ dự báo hơn.

>>> Tìm hiểu về hệ thống CRM theo ngành tại: https://aicrm.com.vn/

Doanh nghiệp sở hữu hệ thống CRM chuẩn xác tạo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận

Chức năng của hệ thống CRM?

• Không bỏ sót khách hàng tiềm năng

– CRM lưu lại toàn bộ khách hàng từ nhiều kênh (website, Zalo OA, Facebook, hotline, triển lãm…).

– Hệ thống tự động phân loại, gán lead cho nhân viên phụ trách, nhắc lịch gọi lại và theo dõi kết quả.

– Không còn tình trạng “quên khách”, “bỏ lỡ cơ hội”, hay “trùng chăm sóc”.

• Tăng tỷ lệ chốt đơn nhờ dữ liệu chính xác

– CRM giúp sale biết rõ khách hàng đang ở giai đoạn nào trong hành trình mua hàng.

– Dữ liệu đầy đủ giúp nhân viên đưa ra lời chào hàng đúng thời điểm, tăng khả năng chốt đơn lên đến 20–30%.

• Giữ chân khách hàng và tăng doanh thu lặp lại

– Hệ thống CRM tự động nhắc lịch chăm sóc lại, gửi ưu đãi sinh nhật, hoặc khuyến mãi tái mua, giúp khách hàng quay lại thường xuyên.

– Theo thống kê, chi phí để giữ khách hàng cũ thấp hơn 5 lần so với tìm khách mới và CRM chính là công cụ giúp tối ưu điều đó.

• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

– CRM tổng hợp dữ liệu bán hàng, Marketing, phản hồi khách hàng để lãnh đạo dễ dàng nhìn thấy xu hướng doanh thu, sản phẩm bán chạy và kênh hiệu quả nhất.

– Khi mọi quyết định dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược nhanh và chính xác hơn.

Các bước xây dựng hệ thống CRM hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu doanh nghiệp

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu:

Muốn tăng doanh thu, chăm sóc khách hàng tốt hơn, hay chuẩn hóa quy trình nội bộ?

Từ đó, lựa chọn mô hình CRM phù hợp (Sales CRM, Marketing CRM hay Service CRM).

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

Dữ liệu khách hàng cần được làm sạch, thống nhất cách ghi chép và phân loại.

Quy trình làm việc giữa các phòng ban cũng phải được mô tả rõ: từ khi có lead → báo giá → ký hợp đồng → chăm sóc sau bán.

Bước 3: Lựa chọn nền tảng CRM phù hợp

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm CRM nổi tiếng như Salesforce, HubSpot, Zoho, Odoo, Microsoft Dynamics và các giải pháp nội địa như AI CRM của Trí Tuệ Số.

Doanh nghiệp nên chọn giải pháp có thể tùy chỉnh linh hoạt, tích hợp đa kênh, và dễ mở rộng khi quy mô tăng.

Bước 4: Đào tạo và cam kết sử dụng

CRM chỉ hiệu quả khi toàn bộ đội ngũ sử dụng đồng nhất.

Cần có quy định rõ ràng về nhập liệu, cập nhật thông tin và báo cáo, đồng thời đo lường KPI dựa trên dữ liệu trong CRM.

Bước 5: Đánh giá, tối ưu và mở rộng

Sau khi vận hành 1–3 tháng, cần đánh giá hiệu quả thực tế (doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ hài lòng).

Sau đó, có thể mở rộng thêm AI CRM, chatbot, tự động hóa marketing để nâng cấp toàn hệ thống.

AI CRM – Bước tiến mới giúp doanh nghiệp tăng doanh thu bền vững

Trong những năm gần đây, AI CRM (Trí tuệ nhân tạo trong CRM) trở thành xu hướng mới, giúp doanh nghiệp tự động hóa và dự đoán nhu cầu khách hàng chính xác hơn và dĩ nhiên cũng là một giải pháp tăng doanh thu hữu hiệu cho mọi doanh nghiệp.

Một hệ thống AI CRM hiện đại có thể:

• Dự đoán khả năng mua hàng của từng khách hàng (Lead Scoring).
• Phân tích hành vi và gợi ý sản phẩm phù hợp.
• Gửi tin nhắn, email, Zalo tự động theo hành vi thực tế.
• Báo cáo realtime, cảnh báo khách hàng sắp rời bỏ.
  

Nhờ AI CRM, doanh nghiệp không chỉ tăng doanh thu nhanh hơn mà còn duy trì được tốc độ tăng trưởng ổn định và bền vững nhờ hiểu khách hàng sâu hơn từng ngày.

AI CRM – Giải pháp quản lý toàn diện

Trí Tuệ Số (Digital Intelligence Solutions) là đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực tư vấn và triển khai hệ thống AI CRM thông minh.

Giải pháp được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp Việt Nam, với ưu điểm:

• Giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng.
  
• Tích hợp Zalo OA, SMS, tổng đài, hóa đơn điện tử, kế toán MISA/FAST.
  
• Báo cáo realtime – AI dự đoán doanh thu và hành vi khách hàng.
  
• Triển khai nhanh, chi phí linh hoạt, đào tạo tận nơi.

>>> Liên hệ ngay AI CRM – Hotline: 028 2241 8299 để được tư vấn giải pháp hệ thống AI CRM phù hợp với mô hình doanh nghiệp và lĩnh vực của bạn.